Impaginazione documenti: la guida completa

L’impaginazione dei documenti è una fase del ciclo di traduzione di cui non si parla spesso, per questo abbiamo deciso di redigere una guida completa.

Partiamo dalla definizione “storica” del termine impaginazione secondo la fonte dell’Enciclopedia Treccani con riferimento all’ambito tipografico:

“Preparazione della matrice definitiva di stampa, che si compie disponendo la composizione secondo il formato della pagina, inserendo gli stampi per le illustrazioni, le didascalie, le note a più di pagina, la numerazione e i titoli correnti, la segnatura e quanto altro occorre.”

Bene, in epoca di quarta rivoluzione industriale, con l’avvento della digitalizzazione, questa sequenza di operazioni viene svolta totalmente in digitale con l’ausilio di computer e applicativi digitali.

L’impaginazione è dunque il procedimento che configura il layout di un documento in un certo modo a seconda della sua tipologia e finalità. Un bilancio, ad esempio, deve sempre seguire indicazioni rigorose e precise, mentre nel caso della pubblicità l’impaginazione è definita dall’estro creativo della campagna.

In ogni caso, nel mondo della traduzione, il compito degli impaginatori è solo uno: garantire che il layout del documento tradotto rispecchi fedelmente il testo sorgente, ovvero l’originale.

Come funziona

L’impaginazione di un documento richiede grande precisione e cura del dettaglio.

Gli operatori che presidiano questa funzione devono finalizzare con attenzione un’ampia gamma di aspetti, tra cui ad esempio:

• Elementi grafici presenti nel piè di pagina o nell’intestazione;
• Dimensioni dei margini;
• Font e colore del carattere;
• Spaziatura tra righe (interlinea) e tra le singole lettere;
• Dimensione e posizione delle immagini;

Per intervenire sugli aspetti sopra citati e assicurare un’impaginazione impeccabile, occorre avere a disposizione un documento editabile, cioè modificabile, o quanto meno scansionabile per convertirlo in testo editabile con l’ausilio di specifici applicativi OCR (Optical Character Recognition). Questi sono infatti gli strumenti principe che consentono all’impaginatore di svolgere la propria attività. Vediamo più nel dettaglio a cosa ci riferiamo.

Software

In linea generale possiamo suddividere i software usati per l’impaginazione dei documenti in due macroaree in base a quale sia l’oggetto dell’elaborazione: testo e layout oppure elementi grafici e multimediali.

Nella prima categoria rientrano ad esempio InDesign e Acrobat. Il primo è un applicativo di editoria professionale col quale è possibile creare layout per contenuti destinati alla stampa e al web. Acrobat invece è un’applicazione che consente di modificare i file in formato .pdf, di solito non editabile.

Di questa categoria fanno parte anche i ben noti Word, Excel e Power Point. Saper utilizzare i tool del pacchetto Office è fondamentale per chi si occupa di grafica e impaginazione. I file realizzati e movimentati in questi formati sono senz’altro i più semplici e veloci su cui lavorare, ragion per cui sono spesso anche quelli preferiti nella maggior parte dei casi.

Nella seconda categoria invece troviamo software come Illustrator e Photoshop, dove il primo è impiegato per progettare ed elaborare grafiche che spaziano dal mondo editoriale a quello prettamente digitale, mentre il secondo è più specifico per l’elaborazione di fotografie e immagini digitali.

Altro prezioso strumento di lavoro per un operatore DTP (Desk-Top Publishing) è Omnipage, un applicativo utilizzato per convertire testo da formato immagine a formato editabile, che facilita e velocizza il processo d’impaginazione. Occorre tuttavia tenere presente che non sempre le conversioni effettuate con questi programmi OCR (Optical Character Recognition) riescono alla perfezione. I documenti scansionati ad esempio sono molto più difficili da rilevare per il tramite di questa tipologia di programmi, pertanto può accadere che al posto delle parole vengano rilevati dei simboli, con conseguente necessità di un intervento manuale dell’impaginatore.

Ecco perché a scanso di equivoci è sempre preferibile chiedere al cliente di inviare il documento in formato editabile o leggibile, così da ridurre il margine di errore e velocizzare il lavoro.

Vantaggi

Rivolgersi a un’agenzia di traduzione per l’impaginazione dei documenti è la scelta migliore per chi ha bisogno di una traduzione impeccabile anche dal punto di vista grafico.

Spesso infatti la lunghezza del documento tradotto aumenta o diminuisce rispetto alla lingua originale, e si rende quindi necessario l’intervento degli esperti dell’impaginazione per sistemare il layout e garantirne la fedeltà all’originale.

Per svolgere quest’attività, il professionista deve possedere determinati requisiti:

• formazione specifica in ambito grafico;
• capacità di utilizzo di nuovi software e tecnologie;
• attitudine alla cura dei dettagli.

A ciò si aggiunge l’esperienza sul campo con la quale l’impaginatore migliora la capacità di osservazione e perfeziona le proprie abilità grafiche.

Affidarsi a degli esperti dell’impaginazione offre il grande vantaggio di assicurarsi la qualità grafica del documento, oltre che l’adeguatezza linguistica. In aggiunta, rivolgersi a un’agenzia di traduzioni dotata di un reparto DTP interno significa anche un apprezzabile risparmio di tempo (e di preoccupazioni) per il cliente. Gli impaginatori di un’agenzia di traduzioni sanno bene quali elementi richiedono aggiustamenti, qual è il metodo migliore da impiegare di volta in volta, e quali sono gli strumenti più adatti per apportare tutte le modifiche necessarie. Per questo riescono a eseguire un lavoro a regola d’arte in tempi brevi e nel rispetto delle tempistiche del cliente.

In conclusione possiamo affermare che nel mondo della localizzazione l’impaginazione è una fase importante tanto quanto la traduzione. Come le parole, anche la disposizione del testo concorre a rispecchiare il brand dell’azienda. E se contenuto e immagine vanno di pari passo, occorre investire e valorizzare entrambi in pari misura.